Elektroniczna teczka pracownicza zgodna z Rozporządzeniem MRPiPS z 10 grudnia 2018. Wszystkie dokumenty w jednym miejscu, z katalogiem dokumentów wymaganych w każdej sekcji i wyszukiwaniem po treści skanów.
5 (A-E) + własne
Sekcji dokumentów
Kluczowe funkcje
▶ Prezentacja
Prowadzony przegląd funkcji na realnych ekranach panelu.
e-Teczka pracownicza - oprogramowanie do cyfryzacji akt osobowych: sekcje A-E wg wzoru MRPiPS ze zgodnością PIP, plus własne sekcje firmowe.
Korzyść: Wszystkie dokumenty pracownika w jednym miejscu, ułożone wg wzoru rozporządzenia MRPiPSZobacz, jak to wygląda
Kliknij dowolną funkcję, żeby zobaczyć ją na pełnym ekranie panelu.
Dostępne w planach
Ta funkcja jest w standardzie od planu Starter wzwyż. Kliknij plan, żeby zobaczyć szczegóły, albo dobierz samą funkcję w kreatorze.
PLAN STARTER
99 zł/mies. netto
Do 25 pracowników w tej cenie
Jak to działa
Problem
Akta w segregatorach i skany rozrzucone po dyskach to ryzyko na kontroli PIP i godziny szukania dokumentu, gdy jest pilnie potrzebny.
Każdy dokument, który dotyczy pracownika, trafia do jego elektronicznej teczki. Przy wgrywaniu wskazujesz sekcję, a katalog wymaganych dokumentów podpowiada, co gdzie należy (A - ubieganie się o zatrudnienie, B - przebieg zatrudnienia, C - ustanie stosunku pracy, D - odpowiedzialność porządkowa, E - kontrola trzeźwości).
Kontrola PIP? Otwierasz teczkę pracownika, wybierasz "Eksport" i dostajesz komplet dokumentów w paczce ZIP z manifestem albo gotowe do wydruku zestawienie A4. Nie musisz nic szukać, nic sklejać.
Korzyści dla Ciebie
Komu służy
Poznaj wszystkie funkcje
Bieżącą e-Teczkę prowadzisz cyfrowo wewnątrz platformy - każde wgranie i odczyt dokumentu zapisuje log audytowy, a wgrany plik dostaje sumę kontrolną SHA-256 (dowód, że się nie zmienił). To rejestr zmian, nie kwalifikowany podpis ani znacznik czasu. Podpis kwalifikowany bywa potrzebny dopiero przy cyfryzacji i niszczeniu historycznego archiwum papierowego; jest dostępny jako opcjonalna integracja zewnętrzna, aktywowana osobno.
Twarde fakty i podstawy
Każdy fakt z podaniem źródła: aktu prawnego, normy PN/ISO albo danych PIP i GUS. Bez interpretacji - materiał informacyjny, nie porada prawna.
Pracodawca ma obowiązek prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący jej poufność, integralność i dostępność; dokumentację można prowadzić w postaci elektronicznej, równoważnej papierowej.
Źródło: Kodeks pracy art. 94 pkt 9a-9b; Rozp. MRPiPS z 10.12.2018 (Dz.U. 2018 poz. 2369)
Dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. okres przechowywania akt osobowych skrócono z 50 do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego ustania stosunku pracy.
Źródło: Kodeks pracy art. 94 pkt 9b; ustawa z 10.01.2018 (Dz.U. 2018 poz. 357)
Kontrola trzeźwości i badanie na obecność środków (sekcja E) mają podstawę prawną od 21 lutego 2023 r.; wyniki przechowuje się w aktach nie dłużej, niż to niezbędne.
Źródło: Kodeks pracy art. 22(1c)-22(1h); nowelizacja Dz.U. 2023 poz. 240
Najczęstsze pytania
Nie. Bieżące dokumenty i wnioski prowadzisz cyfrowo wewnątrz platformy - integralność opiera się na logu audytowym (kto, kiedy, jaka akcja) i sumie kontrolnej SHA-256 wgranego pliku, a nie na kwalifikowanym podpisie. Podpis kwalifikowany jest potrzebny jedynie przy cyfryzacji i niszczeniu historycznego archiwum papierowego i jest dostępny jako opcjonalna integracja zewnętrzna.
Tak. Platforma prowadzi sekcję E - dokumentację kontroli trzeźwości i badań na obecność środków działających podobnie do alkoholu - wprowadzoną nowelizacją Kodeksu pracy obowiązującą od 21 lutego 2023 r. (art. 22(1c)-22(1h) KP). Wyniki przechowuje się w aktach nie dłużej, niż to niezbędne.
Otwierasz teczkę pracownika i klikasz „Eksport". Dostajesz paczkę ZIP z dokumentami ułożonymi w foldery A-E (plus sekcje firmowe) oraz plik manifest.json z listą dokumentów, licznikami i sumą kontrolną SHA-256 każdego pliku. Alternatywnie generujesz zestawienie A4 gotowe do wydruku.
Role i dostęp
Dostęp ustawiasz per rola - od pełnej administracji po sam podgląd. Poniżej przykładowy podział; poziomy (Brak / Podgląd / Edycja / Pełny) konfigurujesz w panelu uprawnień.
| Uprawnienie / rola | Administrator | Menadżer | Inspektor BHP | Przeglądający |
|---|---|---|---|---|
| Przeglądanie danych i dokumentów | ||||
| Edycja i uzupełnianie wpisów | ||||
| Kontrole i operacje (wydania, przeglądy, akceptacje) | ||||
| Generowanie dokumentów i PDF (protokoły, karty) | ||||
| Tworzenie i przydzielanie pozycji | ||||
| Usuwanie rekordów | ||||
| Import zbiorczy danych | ||||
| Konfiguracja modułu | ||||
| Rozliczenia i fakturowanie |
Proces krok po kroku
Kliknij krok, żeby rozwinąć pełne wyjaśnienie. Obok - ekran platformy z tego modułu.
Ręcznie, importem CSV albo z pliku KEDU XML z Płatnika. Teczka od razu ma strukturę sekcji A-E wg wzoru MRPiPS.
Wgrywasz PDF do wskazanej sekcji, a katalog wymaganych dokumentów podpowiada, gdzie który należy. Skan przechodzi OCR, więc później znajdziesz go po treści, a nie po nazwie pliku.
Dokumenty z datą ważności (orzeczenia, szkolenia, uprawnienia) mają termin, a codzienny automat ostrzega administratorów na 30, 14, 7 i 1 dzień przed jego upływem oraz po terminie.
Otwierasz teczkę, klikasz Eksport i dostajesz paczkę ZIP z manifestem albo gotowe do wydruku zestawienie A4. Eksport zostaje w logu audytowym.
Struktura e-Teczki na platformie shieldu.pl - sekcje A-E z dokumentami
Automatyzacje i integracje
Moduły platformy są połączone: dane wpisujesz raz, a system sam generuje dokumenty, pilnuje terminów i powiadamia właściwe osoby. Dzięki temu nic nie umknie.
OCR czyta skany za Ciebie
Wgrany dokument przechodzi rozpoznawanie tekstu, więc później znajdziesz go po treści, a nie po nazwie pliku. Możesz też puścić OCR zbiorczo na całym archiwum.
Alerty ważności same
Codzienny automat sprawdza dokumenty z datą ważności i ostrzega administratorów na 30, 14, 7 i 1 dzień przed terminem oraz po jego upływie.
Audyt pisze się sam
Edycja opisu dokumentu, uruchomienie OCR i eksport teczki zostają w logu audytowym: kto, co i kiedy. Zero dodatkowej pracy, pełna rozliczalność.
Eksport na kontrolę
Cała teczka pakuje się jednym klikiem do archiwum ZIP z manifestem albo do gotowego do wydruku zestawienia A4.
Badania lekarskie
Wgrane orzeczenie lekarskie i wystawione skierowanie same lądują w sekcji A teczki.
Wypadki przy pracy
Każdy wygenerowany dokument powypadkowy przypina się do teczki poszkodowanego.
Umowy i aneksy
Skan podpisanej umowy o pracę trafia do teczki w sekcji B razem z metryką dokumentu.
Na 30, 14, 7 i 1 dzień przed utratą ważności dokumentu w teczce.
W dniu utraty ważności i następnego dnia, gdy dokument nadal nie został wymieniony.
Komplet teczki spakowany na kontrolę PIP w 2 minuty zamiast popołudnia przy szafie z segregatorami.
Kontrole PIP, UODO i sądy pracy zawsze pytają o to samo. Nasz moduł generuje dokumenty w formie zgodnej z aktualnym stanem prawnym.
Zobacz pozostałe funkcje: BHP
14 dni pełnego dostępu do wszystkich modułów. Bez karty kredytowej. Anulujesz w jednym kliknięciu.
Pozostałe kategorie funkcji
