Jawność wynagrodzeń - dyrektywa UE 2023/970: co czeka firmy do 2026

TL;DR

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z 10 maja 2023 wprowadza mechanizmy przejrzystości wynagrodzeń, które mają wyrównać płace kobiet i mężczyzn za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości. Państwa członkowskie, w tym Polska, mają obowiązek wdrożyć ją do prawa krajowego do 7 czerwca 2026 r. Najważniejsze zmiany dla pracodawcy: widełki płacowe dostępne kandydatowi, zakaz pytania o historię wynagrodzeń, prawo pracownika do informacji o średnich wynagrodzeniach w podziale na płeć oraz obowiązek raportowania luki płacowej dla większych firm. Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.

Najważniejsze daty i progi (do zapamiętania)

• 7 czerwca 2026 - ostateczny termin, do którego Polska musi wdrożyć dyrektywę do prawa krajowego.
• 7 czerwca 2027 - pierwszy raport o luce płacowej dla firm zatrudniających od 150 pracowników (od 250 osób raport jest coroczny).
• 7 czerwca 2031 - pierwszy raport dla firm zatrudniających 100-149 pracowników (potem co 3 lata).
• 5% - próg nieuzasadnionej luki płacowej w kategorii pracowników, który uruchamia obowiązek wspólnej oceny wynagrodzeń.
• 100 pracowników - poniżej tego progu nie ma obowiązku raportowania (raport pozostaje dobrowolny).

Podstawa prawna

• Dyrektywa (UE) 2023/970 - w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla kobiet i mężczyzn za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości poprzez przejrzystość wynagrodzeń oraz mechanizmy egzekwowania.
• Art. 157 Traktatu o funkcjonowaniu UE (TFUE) - zasada równości wynagrodzeń bez względu na płeć.
• Kodeks pracy art. 18(3a)-18(3c) - obowiązująca w Polsce zasada równego traktowania i równego wynagrodzenia za jednakową pracę lub pracę o jednakowej wartości.

Termin transpozycji dyrektywy do prawa krajowego upływa 7 czerwca 2026 r. Na dzień publikacji polska ustawa wdrażająca jest w przygotowaniu - poniższe obowiązki wynikają wprost z dyrektywy i będą doprecyzowane w przepisach krajowych.

Co się zmienia przed zatrudnieniem (rekrutacja)

Dyrektywa nakłada obowiązki przejrzystości już na etapie rekrutacji (art. 5):

• Kandydat ma prawo otrzymać informację o początkowym wynagrodzeniu lub jego przedziale (widełkach) dla danego stanowiska - przed rozmową kwalifikacyjną.
• Pracodawca nie może pytać kandydata o historię jego wynagrodzeń u poprzednich pracodawców.
• Ogłoszenia o pracę i nazwy stanowisk muszą być neutralne płciowo, a proces rekrutacji niedyskryminujący.

W praktyce oznacza to koniec ogłoszeń "wynagrodzenie do uzgodnienia" bez żadnej wskazówki co do poziomu płacy.

Czego pracodawca nie może w procesie rekrutacji według dyrektywy:

• nie może pytać kandydata o jego dotychczasowe wynagrodzenie,
• nie może ukrywać przedziału płacowego dla stanowiska przed rozmową kwalifikacyjną,
• nie może stosować nazw stanowisk ani ogłoszeń różnicujących kandydatów ze względu na płeć.

Prawo pracownika do informacji

W trakcie zatrudnienia (art. 7) pracownik zyskuje prawo do:

• informacji o własnym poziomie wynagrodzenia oraz o średnich poziomach wynagrodzeń w rozbiciu na płeć dla kategorii pracowników wykonujących taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości,
• ujawniania własnego wynagrodzenia - klauzule poufności zakazujące pracownikowi ujawniania pensji stają się bezskuteczne.

Pracodawca ma corocznie informować pracowników o przysługującym im prawie do tych informacji i udzielać odpowiedzi w rozsądnym terminie.

Raportowanie luki płacowej - progi zatrudnienia

Najbardziej wymagający obowiązek to raportowanie różnicy w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn (art. 9). Zakres i częstotliwość zależą od wielkości pracodawcy:

Raport obejmuje m.in. lukę płacową ogółem, lukę w składnikach zmiennych (premie, dodatki) oraz lukę w podziale na kategorie pracowników wykonujących pracę o takiej samej wartości.

Wspólna ocena wynagrodzeń przy różnicy 5%

Jeśli raport wykaże w danej kategorii pracowników lukę płacową na poziomie co najmniej 5%, której pracodawca nie jest w stanie uzasadnić obiektywnymi, neutralnymi płciowo kryteriami, i nie usunie jej w ciągu 6 miesięcy, pracodawca ma obowiązek przeprowadzić - we współpracy z przedstawicielami pracowników - wspólną ocenę wynagrodzeń (joint pay assessment) i wdrożyć działania naprawcze (art. 10).

Egzekwowanie i sankcje

• Odwrócony ciężar dowodu - w sporze o dyskryminację płacową to pracodawca musi wykazać, że do niej nie doszło (art. 18).
• Pracownik, który doznał dyskryminacji płacowej, ma prawo do pełnego wyrównania i odszkodowania, w tym zaległego wynagrodzenia i powiązanych świadczeń (art. 16).
• Państwa członkowskie ustanawiają skuteczne, proporcjonalne i odstraszające sankcje, w tym kary finansowe (art. 23).

Jawność wynagrodzeń to również problem danych, nie tylko prawa

Większość poradników opisuje jawność wynagrodzeń jako temat prawny. W praktyce najtrudniejszą częścią jest spójność danych płacowych. Raport o luce płacowej wymaga, aby dla każdej kategorii pracowników (o takiej samej wartości pracy) dało się porównać wynagrodzenia kobiet i mężczyzn - razem ze składnikami zmiennymi: premiami, dodatkami, nadgodzinami.

Jeśli dane o wynagrodzeniach są rozproszone po kilku arkuszach i systemach, sam obowiązek raportowania staje się źródłem ryzyka: łatwo o błąd w wyliczeniu luki, którego potem trzeba bronić przy odwróconym ciężarze dowodu. Dlatego przygotowanie do jawności wynagrodzeń zaczyna się od uporządkowania i ujednolicenia danych kadrowo-płacowych, a nie od samej zmiany regulaminu.

Jak przygotować firmę już teraz

• Uporządkuj strukturę stanowisk i kategorie płacowe - opisz kryteria oceny "pracy o takiej samej wartości" (umiejętności, wysiłek, odpowiedzialność, warunki pracy).
• Przeprowadź wewnętrzny audyt luki płacowej - policz różnice kobiety/mężczyźni w każdej kategorii, zanim zrobi to obowiązkowy raport.
• Zmień szablony ogłoszeń - dodaj widełki, usuń pytania o historię pensji, sprawdź neutralność płciową opisów.
• Przejrzyj umowy i regulaminy - usuń klauzule poufności wynagrodzeń.
• Ustandaryzuj dane kadrowo-płacowe - raportowanie luki wymaga spójnych danych o wynagrodzeniach; rozproszony Excel to ryzyko błędu.

FAQ

Od kiedy obowiązuje jawność wynagrodzeń w Polsce?

Dyrektywę (UE) 2023/970 państwa członkowskie mają wdrożyć do prawa krajowego do 7 czerwca 2026 r. Konkretny kształt polskich przepisów określi ustawa wdrażająca; obowiązki co do zasady wynikają jednak wprost z dyrektywy.

Czy trzeba podawać widełki w każdym ogłoszeniu o pracę?

Dyrektywa daje kandydatowi prawo do informacji o początkowym wynagrodzeniu lub jego przedziale dla stanowiska przed rozmową kwalifikacyjną, a ogłoszenia mają być neutralne płciowo. Szczegółowy sposób realizacji (np. widełki wprost w ogłoszeniu) doprecyzują przepisy krajowe.

Które firmy muszą raportować lukę płacową?

Obowiązek raportowania obejmuje pracodawców zatrudniających co najmniej 100 osób. Firmy od 250 pracowników raportują co rok, a przedziały 150-249 i 100-149 - co 3 lata, z różnymi terminami pierwszego raportu (odpowiednio do 7 czerwca 2027 i do 7 czerwca 2031).

Czym jest luka płacowa 5% i co wtedy grozi?

To nieuzasadniona obiektywnie różnica w średnim wynagrodzeniu kobiet i mężczyzn w danej kategorii pracowników. Jeśli sięga co najmniej 5% i nie zostanie usunięta w 6 miesięcy, pracodawca musi przeprowadzić wspólną ocenę wynagrodzeń z przedstawicielami pracowników i wdrożyć działania naprawcze.

Czy pracownik może ujawniać swoje wynagrodzenie?

Tak. Dyrektywa czyni bezskutecznymi klauzule zakazujące pracownikowi ujawniania własnego wynagrodzenia - poufność pensji nie może być narzucona pracownikowi.

Podsumowanie

Dyrektywa o jawności wynagrodzeń zmienia zasady gry w rekrutacji i polityce płacowej: widełki dla kandydata, koniec pytań o historię pensji, prawo do informacji o średnich płacach i twarde raportowanie luki płacowej. Termin to 7 czerwca 2026 r., a firmy powyżej 100 osób powinny już dziś uporządkować dane kadrowo-płacowe i policzyć własną lukę, zanim zrobi to obowiązkowy raport.

Zobacz moduł Płace i kadry | e-Teczka i dokumentacja | Umów konsultację