Ile kosztuje BHP + HR + Cyber osobno vs razem? Kalkulator TCO dla firmy 100 osob

TL;DR

Sredni koszt narzedzi BHP + HR + Cyber dla firmy 100-osobowej w Polsce:

• Model 1: 3 systemy osobno (zewnetrzna BHP + PeopleForce + KnowBe4) = 4 200 - 5 500 zl/mc

• Model 2: Platforma 3-w-1 (shieldu.pl Business Plus) = 749 - 999 zl/mc

• Roznica: ~42 000 - 55 000 zl rocznie oszczednosci + redukcja czasu HR o 15 h/tydzien

TCO obejmuje nie tylko subskrypcje, ale takze: koszt integracji miedzy systemami, koszt szkolenia zespolu, ukryty czas na przelaczanie kontekstu i zjawisko "vendor lock-in".

Model 1: 3 osobne systemy - rozklad kosztow

Zewnetrzna obsluga BHP (agencja)

Sredni koszt agencji BHP dla firmy 100-osobowej w Polsce (Warszawa, Krakow, Wroclaw):

• Ryczalt miesieczny: 1 800 - 2 800 zl/mc

• Szkolenia BHP wstepne: 150-350 zl/pracownika (10-15 nowych/rok = 2 000-5 000 zl/rok)

• Skierowania na badania medycyny: 50-150 zl/skierowanie (150-200 rocznie = 10 000-25 000 zl/rok)

• Ocena ryzyka zawodowego: 1 500-3 000 zl/stanowisko (5-10 aktualizacji/rok = 8 000-20 000 zl/rok)

Rocznie: 21 600 - 33 600 zl za BHP zewnetrzne

PeopleForce (HR SaaS)

Cennik PeopleForce dla firmy 100-osobowej:

• Plan Professional: 5 EUR/user/mc = 500 EUR/mc = ~2 200 zl/mc

• Plan Enterprise (potrzebne dla PPK + wielo-Company): 10 EUR/user/mc = 1000 EUR/mc = ~4 400 zl/mc

• Add-ony: KEDU XML export 20 EUR/mc = 90 zl/mc

Rocznie: 27 600 - 53 000 zl za PeopleForce

KnowBe4 (phishing training)

Cennik KnowBe4 Poland:

• Plan Silver: 30 zl/user/rok = 3 000 zl/rok dla 100 osob

• Plan Diamond (potrzebne dla spear-phishing AI + LMS): 90 zl/user/rok = 9 000 zl/rok

Rocznie: 3 000 - 9 000 zl za KnowBe4

Wewnetrzny czas HR na integracje

Firmy z 3 osobnymi systemami placa ukryty koszt czasu HR na przelaczanie:

• 15 h/tydzien dodatkowego czasu HR na re-wpisywanie danych, sprawdzanie synchronizacji, rozwiazywanie konfliktow

• Koszt godziny HR w Polsce: 80-120 zl brutto

• Rocznie: 62 400 - 93 600 zl ukrytego kosztu

TCO Model 1 (rok)

Model 2: shieldu.pl 3-w-1 - rozklad kosztow

Subskrypcja Business Plus

• Plan Business Plus: 749 zl/mc (do 250 pracownikow) = 8 988 zl/rok
• Alternatywa Enterprise (>250 osob): 999 zl/mc = 11 988 zl/rok

Zawiera: 18 modulow HR + BHP wstepny SCORM + Compliance Hub NIS2 + phishing simulator + e-Teczka + integracja Platnik ZUS + marketplace BHP-owcow (jesli potrzeba fizycznej wizyty).

Fizyczna inspekcja BHP (nadal potrzebna)

Nawet z platforma - fizyczne inspekcje wykonuje zewnetrzny inspektor:

• Marketplace shieldu.pl - 200-500 zl/wizyta ad-hoc

• Sredni koszt roczny: 3 000 - 6 000 zl (6-12 wizyt w roku dla firmy 100-osobowej)

Wewnetrzny czas HR (redukcja)

Z jedna platforma:

• Czas HR na "integracje" spada do 0 h/tydzien (jest jedna baza danych)

• HR odzyskuje 15 h/tydzien na strategiczne zadania (rekrutacja, rozwoj)

• Wartosc odzyskanych godzin: 62 400 - 93 600 zl/rok (ale to nie oszczednosc - to conversja na wartosciowa prace)

TCO Model 2 (rok)

Roznica TCO: 3-w-1 vs osobne

Payback: 1-2 tygodnie. ROI w rok: 856% - 1163%.

Ukryte koszty osobnych systemow

Pomijamy w kalkulacji, ale realne:

• Onboarding nowego pracownika HR = 4-6 tyg. nauki 3 osobnych systemow (vs 3-5 dni platformy)
• Ryzyko wycieku danych przy synchronizacji miedzy systemami (kazda integracja = kolejny attack surface)
• Vendor lock-in - migracja z PeopleForce po 3 latach danych = 50-150 tys. zl projekt
• Trudnosci compliance - RODO Art. 30 rejestr wymaga ustalen z KAZDYM dostawca (30 h/rok pracy)
• Podwojna faktura + VAT + tlumacze - PeopleForce = miedzynarodowa faktura, wymaga procedury reverse charge VAT

Kiedy 3 osobne systemy MAJA sens?

• Firma >2000 osob - PeopleForce ma lepsze funkcje performance management + LMS
• Cyber ma osobnego CISO - KnowBe4 daje bardziej rozbudowane szkolenia awareness
• BHP ma inspektora wewnetrznego - agencja zewnetrzna wtedy nie jest potrzebna, mozna wybrac tylko HR SaaS

Ponizej 2000 osob - konsolidacja zawsze wygrywa matematycznie i operacyjnie.

FAQ

Skad wzieles kwote 4500 zl?

Srednia z 27 anonimizowanych umow firm 80-150 osobowych, ktore migrowaly do shieldu.pl w 2024-2025. Rozbicie: BHP zewnetrzne ~2200 zl + PeopleForce ~2100 zl + KnowBe4 ~200 zl = 4500 zl/mc. Roznice ~1000 zl w gore/dol zaleznie od miasta i skali negocjacji.

Czy shieldu.pl ma wszystkie funkcje PeopleForce?

Nie 1:1. shieldu.pl ma 90% funkcji HR PeopleForce + doda BHP + Cyber (ktorych PeopleForce nie ma). Rozroznienia: PeopleForce ma bardziej rozbudowany rekruter kanban (my mamy standardowy), my mamy natomiast KEDU XML native i e-Teczka wg MRPiPS 2018 (u nich addon platny).

Czy moge przeniesc dane z PeopleForce do shieldu.pl?

Tak - eksport z PeopleForce w CSV, import do shieldu.pl przez wizard. Migracja 100 pracownikow: 2 dni robocze. e-Teczka wymaga skanow PDF - przenosimy z SharePoint/Google Drive automatycznie.

Jaki jest koszt migracji z KnowBe4?

0 zl - shieldu.pl daje bezplatna migracje statystyk phishingowych (wynikow 12 miesiecy) + import listy pracownikow. Historia szkolen zostaje w KnowBe4 (tam zostaje) - nowa historia startujesz w shieldu.pl.

Ile trwa wdrozenie 3-w-1?

15 minut trial (bez karty), 3-5 dni pelen setup z konsultantem. Firma 100-osobowa: 7-10 dni roboczych na komplet import + konfiguracje ochrony + szkolenie zespolu HR.

Czy trzeba zwolnic wewnetrznego BHP-owca po wdrozeniu shieldu.pl?

Nie. Platforma zabiera 60-70% pracy administracyjnej (dokumentacja, przypomnienia, PDF-y). Zostaje 30-40% pracy eksperckiej (fizyczne inspekcje, uczestnictwo w wypadkach, doradztwo dla zarzadu). Etatowy BHP-owiec zyskuje czas na strategiczne zadania.

Co jesli firma rosnie do 500 osob?

Plan Enterprise 999 zl/mc do 500 osob, powyzej negocjacja custom. Alternatywnie: liczymy per module (BHP + HR + Cyber osobno) - dla 500 osob to 1 800 zl/mc. Nadal 3-4x taniej niz PeopleForce Enterprise (~4-5 tys. zl/mc dla 500 osob).

Podsumowanie

3 osobne systemy = 114-189 tys. zl/rok. Platforma 3-w-1 = 12-15 tys. zl/rok. Roznica: ~100-170 tys. zl rocznie. Payback: 1-2 tygodnie. Firma 100-osobowa moze zwolnic ten kapitat na dowolny cel: rekrutacja seniora, premie roczne, marketing, rezerwe. Kalkulator ROI podpowie Ci konkretne kwoty dla Twojej firmy.

Umow Executive Demo 30 min | Otworz kalkulator ROI | Zobacz plan Executive