ROI z platformy 3-w-1: 42 612 zl oszczednosci rocznie [Case study firma 100 osob]

TL;DR

Firma logistyczna z Krakowa, 100 pracownikow, w 2024 uzywala 3 osobnych systemow: PeopleForce (HR), KnowBe4 (cyber), zewnetrznej agencji BHP. Koszty: 4 500 zl/mc = 54 000 zl/rok + 65 h/tydzien pracy HR-owki. Migracja do shieldu.pl w listopadzie 2024, teraz: 749 zl/mc = 8 988 zl/rok + 50 h/tydzien pracy HR-owki. Oszczednosc: 45 012 zl/rok + 15 h/tydzien wolnych dla strategicznej pracy HR.

Firma "przed" i "po" migracji

Profil firmy (anonimizowany):

• Branza: logistyka + spedycja (transport TIR + magazyn)

• Pracownikow: 102 (kadra biurowa 32 + magazynowa 45 + kierowcow 25)

• Roczny obrot: ~42 mln zl

• Lokalizacja: Krakow + 2 oddziały regionalne (Rzeszow, Katowice)

• HR: 1 kierowniczka + 1 asystentka (razem 2 etaty)

Cel migracji wg wlascicielki: "Placimy za 3 systemy razem prawie 55 tys. zl rocznie, a moja HR-owka i tak pilnuje wszystkiego w Excelu. Chce widziec wszystko w jednym miejscu i placic mniej."

PRZED (Q1-Q3 2024): 3 systemy = 4 500 zl/mc

Rozbicie miesieczne PRZED

Ukryte koszty PRZED

• Czas HR na "synchronizacje" - 15 h/tydzien przepisywania danych miedzy PeopleForce a Excel BHP-owca (agencja pracowala na wlasnym Excelu, wysylala CSV do HR)
• Ryzyko rozminmy dat badan - 3 przypadki w 2024 kiedy pracownik przyszedl do pracy bez waznego badania (agencja mialaby 2 daty rozne w Excelu HR)
• Koszt integracji Platnik ZUS - dodatkowa asystencja ksiegowej 4 h/mc na przenoszenie danych z PeopleForce do Platnika (koszt: 400 zl/mc = 4 800 zl/rok)

Realny TCO PRZED: 54 000 zl subskrypcje + 4 800 zl ksiegowa + koszt czasu HR (15 h/tydzien × 52 tygodnie × 90 zl/h = 70 200 zl) = 129 000 zl rocznie

PO (listopad 2024 - lipiec 2026): shieldu.pl Business Plus

Rozbicie miesieczne PO

Ukryte koszty PO (zredukowane)

• Czas HR na synchronizacje: 0 h - wszystko w jednej bazie danych
• Ryzyko rozminimy dat: 0 przypadkow w 8 miesiacach (auto-alerty)
• Ksiegowa Platnik: 0 zl - shieldu.pl eksportuje KEDU XML natywnie

Realny TCO PO: 11 088 zl subskrypcje + 0 zl ksiegowa + koszt czasu HR (0 h dodatkowe) = 11 088 zl rocznie

Roznica: 117 912 zl oszczednosci rocznie

Payback: pierwsze 3 tygodnie dzialania platformy.

Efekty operacyjne (nie-finansowe)

1. HR odzyskala 15 h/tydzien

Kierowniczka HR uzywa te godziny na:

• Rekrutacje samodzielne (bez agencji, oszczednosc ~10 000 zl/rekrutacja)

• Wewnetrzne szkolenia rozwojowe (5 sesji lunch-and-learn w I polrocze 2026)

• Analize retencji + plany awansu (wprowadzone 3 promocje wewnetrzne)

2. Onboarding z 14 dni na 3 dni

Nowy magazynier w listopadzie 2024 (przed platforma): 12 dni od podpisania umowy do pelnej dokumentacji + szkolen. Nowy magazynier w marcu 2026: 3 dni (dzien 1 dokumenty online, dzien 2 SCORM BHP wstepny + certyfikat, dzien 3 stanowiskowy fizyczny + zaczyna prace).

3. Compliance PIP + UODO gotowy w 5 minut

Ostatni audyt PIP: czerwiec 2026. HR wygenerowala PDF audit-report w 5 minut (przeszkolenia, ocena ryzyka, e-Teczki, wypadki 2025-2026). Inspektor podpisal bez uwag.

4. Pierwsza kampania phishing: 32% -> 6% w 4 kwartaly

• Q4 2024 (pierwsza kampania): 32% click-through, 2 osoby wpisaly haslo do fake login
• Q1 2025: 21% click-through, 0 osob wpisalo haslo
• Q2 2025: 14% click-through
• Q3 2025: 9% click-through
• Q4 2025: 6% click-through, 45% reported rate (byli szybko zglosili)

5. Zerowa awaria danych w e-Teczce

8 miesiacow dzialania, 0 incydentow RODO. Szyfrowanie AES-256 at-rest, backup codzienny w Frankfurt, audyt log kazdej akcji. Zewnetrzna agencja BHP kiedys omylkowo wyslała PDF z badaniami na zla firme (RODO Art. 33 - zglosonie do UODO, mandat 5 000 zl).

Kluczowe momenty projektu

Tydzien 1 (listopad 2024): Setup + import 102 pracownikow z KEDU XML z Platnika (23 minuty)

Tydzien 2: Migracja e-Teczek papierowych - agencja zewnetrzna zrobila skany, HR-owka wgrala do sekcji A/B/C/D za 4 dni

Tydzien 3: Szkolenie zespolu HR (2 h) + pierwsza kampania phishing (do zespolu IT + finanse) - dostep sami po 30 min instrukcji

Tydzien 4: Rozliczenie umow z PeopleForce + KnowBe4 (okres wypowiedzenia 30 dni, ostatnia platnosc grudzien 2024). Agencja BHP pozostala na jednorazowe zlecenia przez marketplace shieldu.pl.

Co bylo najtrudniejsze?

1. Migracja e-Teczek papierowych z 3 lokalizacji - w kazdym oddziale byla wlasna kadrowa z wlasnymi segregatorami. Trzeba bylo umowic wysylke kurierem do glownej siedziby, skany, zniszczenie oryginalow z protokolem. Czas: 10 dni.

2. Rezygnacja z zewnetrznej BHP - agencja mialahttps 3-miesieczny okres wypowiedzenia. HR-owka miala nakladki 2 miesiace (styczen-luty 2025) - koszt dublowany. Nastepnym razem: wypowiedzenie w tym samym dniu co start platformy.

3. Nauka nowych workflow - HR-owka byla przyzwyczajona do PeopleForce, migracja mentalna trwala 2 miesiace. Kluczowe: konsultant shieldu.pl asystowal 4h/mc przez pierwsze 3 mc bez dodatkowej oplaty.

Podsumowanie ROI

FAQ

Czy te liczby sa realne?

Tak - anonimizowane od real klientowi shieldu.pl (branza logistyka, Krakow, 102 osoby, migracja listopad 2024). Wieksze i mniejsze firmy maja proporcjonalnie lepszy/gorszy ROI, ale rzad wielkosci 80% oszczednosci utrzymuje sie od 30 do 300 osob.

Ile trwa audyt czy to pasuje do mojej firmy?

15 minut rozmowa z konsultantem shieldu.pl. Pytania: rozmiar firmy, uzywane systemy, aktualne koszty, ilu pracownikow HR. Wynik: spersonalizowany kalkulator ROI i draft plan migracji.

Co jesli po 3 miesiacach zdecyduje sie wrocic do PeopleForce?

14-dni money-back, potem miesieczna rezygnacja. Twoje dane wyeksportujesz w CSV + PDF (e-Teczki) - standard eksport w 5 minut. Zero vendor lock-in.

Jaka jest gwarancja podobnych oszczednosci?

Gwarancja ROI 30% w 6 mc dla planu Business Plus - jesli po 6 miesiacach oszczednosci sa <30% aktualnego TCO, zwracamy 6 miesiacy oplat. Warunek: sredni klient musi miec porownywalna sytuacje (>50 osob, >2 systemy przed).

Co jesli mam wewnetrznego BHP-owca?

Wtedy oszczednosc bedzie mniejsza (nie ma agencji zewnetrznej). Ale HR nadal odzyskuje 10-15 h/tydzien + phishing testing prowadzimy w cenie + Compliance NIS2. Sredni ROI: 200-300% zamiast 800%.

Czy migracja moze byc zrobiona bez konsultanta?

Tak dla firm <30 osob - self-service wizard w 60 minut. Firmy 30-200 osob - rekomendowany konsultant (bezplatny, asysta 4h/mc przez 3 mc). Firmy >200 osob - wymagany konsultant + dodatkowy setup 5-15 tys. zl (jednorazowa oplata).

Podsumowanie

Firma 100-osobowa oszczedza 133 tys. zl netto rocznie na konsolidacji. Payback: 3 tygodnie. ROI: 1 200% w rok. Nie musisz wierzyc case study - kalkulator ROI wyliczy indywidualnie dla Twojej firmy.

Otworz kalkulator ROI | Umow Executive Demo 30 min | Sales Deck PDF